Sabtu, 07 September 2019

SURAT MASUK BIASA SISTEM KARTU KENDALI KELAS X OTOMATISASI DAN TATA KELOLA PERKANTORAN


SURAT MASUK BIASA SISTEM KARTU KENDALI

PENGERTIAN SURAT MASUK

                Surat adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud dari isi pesan si pengirim. Fungsi nya mencakup 5 hal yaitu, sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. 

                Sedangkan surat masuk adalah surat yang diterima perusahaan dari pihak internal maupun eksternal perusahaan, perseorangan, organisasi/instansi lain. Penanganan/pengurusan surat masuk dibagi menjadi 2 bagian, yaitu penanganan surat masuk meliputi seluruh kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat masuk, pengolahannya, dan penyeleksiannya hingga surat itu disimpan. 
https://www.google.com/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&cad=rja&uact=8&ved=2ahUKEwif4sat_r7kAhXSW3wKHf5tBMEQjRx6BAgBEAQ&url=%2Furl%3Fsa%3Di%26rct%3Dj%26q%3D%26esrc%3Ds%26source%3Dimages%26cd%3D%26ved%3D%26url%3Dhttps%253A%252F%252Fwww.slideshare.net%252Franmaniax%252Fpengarsipan%26psig%3DAOvVaw3-1_52mOQKGYvTGBSpgtFS%26ust%3D1567955107583850&psig=AOvVaw3-1_52mOQKGYvTGBSpgtFS&ust=1567955107583850


PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM KARTU KENDALI

                Sistem kartu kendali lembar isian pencatatan, penyampaian, hingga penemuan kembali dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat masuk dan surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien. Pada sistem kartu kendali dilakukan pengelompokkan surat antara lain, surat penting, surat rahasia, dan surat biasa. Fungsi kartu kendali antara lain :
  1. Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar
  2. Sebagai alat pelacak surat
  3. Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
  4. Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Keuntungan sistem kartu kendali yaitu, memudahkan proses kearsipan, lebih efisien dan efektif, serta dapat membedakan sifat surat. Dalam sistem kartu kendali, bentuk kartu kendali dibagi menjadi 3, yaitu :

  1. Lembar warna kuning
  2. Lembar warna merah 
  3. Lembar warna hijau
PROSEDUR PENGURUSAN SURAT MASUK BIASA
 
Dalam penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa.

https://www.google.com/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&ved=2ahUKEwik96K1_77kAhWHIbcAHeceDg8QjRx6BAgBEAQ&url=%2Furl%3Fsa%3Di%26rct%3Dj%26q%3D%26esrc%3Ds%26source%3Dimages%26cd%3D%26ved%3D%26url%3Dhttps%253A%252F%252Fwww.slideshare.net%252Fendhankchantika%252Fpersentasi-untuk-media-pembelajaran-35202215%26psig%3DAOvVaw0E8BLiRjctzmPwHlo7vF5O%26ust%3D1567955454202976&psig=AOvVaw0E8BLiRjctzmPwHlo7vF5O&ust=1567955454202976


                Jika menggunakan kartu kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3, tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip. Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Apabila jumlah surat lebih dari 1 atau 2 maka menggunakan lembar pengantar kolektif seperti dibawah ini.

https://www.google.com/url?sa=i&rct=j&q=&esrc=s&source=images&cd=&ved=2ahUKEwi56qfhgL_kAhWp8HMBHX46BWcQjRx6BAgBEAQ&url=http%3A%2F%2Fyiyirahmawati.blogspot.com%2F2017%2F04%2Fsurat-masuk-surat-keluar-menggunakan.html&psig=AOvVaw0E8BLiRjctzmPwHlo7vF5O&ust=1567955454202976

PROSES PENANGANAN SURAT MASUK BIASA SISTEM KARTU KENDALI

PENERIMA
          Menerima surat dari luar, meneliti ketepatan alamatnya, dan membubuhi tanda terima pada lembar pengantar/buku ekspedisi pengirim surat. Kemudian memisahkan antara surat pribadi dan surat dinas.

PENCATAT
          Membuka surat tersebut dan membacanya, dan membuat lembar pengantar hijau rangkap 2 (jika lebih dari satu menggunakan lembar pengantar kolektif). Surat lalu diserahkan kepada pengarah.

PENGARAH
          Menerima surat dan lembar pengantar hijau rangkap 2, langsung menyerahkan kepada tata usaha pengolah yang bersangkutan melalui tugas pengirim.

TATA USAHA PENGOLAH
          Lembar pengantar dibubuhi tanda terima, tanggal, jam-nya. Lembar pengantar hijau tembusan (2) diserahkan kepada pengirim untuk diserahkan kepada pengendali. Kemudian diserahkan kepada pimpinan pengolah tanpa lembar pengantar.

PIMPINAN PENGOLAH
          Membaca isi surat dan menindaklanjuti surat sesuai dengan perintah pimpinan pada disposisi rep, kemudian surat tersebut diserahkan kembali kepada tata usaha pengolah untuk disimpan sementara waktu/dimusnahkan.

Sekian dari saya..
Apabila ada kekurangan atau kesalahan-kesalahan dalam penulisan saya ini,saya mohon yang
setulus-tulusnya. Mohon kritik dan saran, saya tunggu di kolom komentar yaa😁😉

Tidak ada komentar:

Posting Komentar

PENGERTIAN SENI || SENI BUDAYA KELAS X

PENGERTIAN MENGENAI SENI 1. Pengertian Seni        Pada umumnya, banyak orang yang mengemukakan seni sebagai keindahan. Se...