SURAT MASUK BIASA SISTEM KARTU KENDALI
PENGERTIAN SURAT MASUK
Surat
adalah sarana komunikasi untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak
kepada pihak lain dengan tujuan memberitahukan maksud dari isi pesan si
pengirim. Fungsi nya mencakup 5 hal yaitu, sarana pemberitahuan, permintaan,
buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis;
dan pedoman kerja.
Sedangkan
surat masuk adalah surat yang diterima perusahaan dari pihak internal maupun
eksternal perusahaan, perseorangan, organisasi/instansi lain.
Penanganan/pengurusan surat masuk dibagi menjadi 2 bagian, yaitu penanganan
surat masuk meliputi seluruh kegiatan yang dilakukan sejak penerimaan surat
masuk, pengolahannya, dan penyeleksiannya hingga surat itu disimpan.
PENANGANAN SURAT MASUK SISTEM KARTU KENDALI
Sistem
kartu kendali lembar isian pencatatan, penyampaian, hingga penemuan kembali
dilakukan dengan sistem yang terkendali, sehingga penanganan surat masuk dan
surat keluar dilakukan dengan efektif dan efisien. Pada sistem kartu kendali
dilakukan pengelompokkan surat antara lain, surat penting, surat rahasia, dan
surat biasa. Fungsi kartu kendali antara lain :
- Sebagai alat pengendali surat masuk dan keluar
- Sebagai alat pelacak surat
- Sebagai arsip pengganti bagi surat-surat yang masih dalam proses
- Sebagai pengganti buku agenda dan buku ekspedisi
Keuntungan sistem kartu kendali
yaitu, memudahkan proses kearsipan, lebih efisien dan efektif, serta dapat
membedakan sifat surat. Dalam sistem kartu kendali, bentuk kartu kendali dibagi
menjadi 3, yaitu :
- Lembar warna kuning
- Lembar warna merah
- Lembar warna hijau
Dalam
penanganan surat masuk yang bersifat biasa, tidak perlu dicatat dalam kartu
kendali, tetapi menggunakan lembar pengantar surat biasa. Alur kerjanya juga
sedikit lebih pendek jika dibandingkan dengan kartu kendali. Surat biasa tidak
perlu cepat disampaikan ke unit pengolah, tetapi dapat menunggu 1 atau 2 hari
sampai terkumpul agak banyak, karena pencatatan dapat dilakukan sekaligus untuk
beberapa surat dalam satu lembar pengantar surat biasa.
Jika menggunakan kartu
kendali, satu lembar surat dicatat dalam satu lembar kartu kendali rangkap 3,
tidak bisa beberapa surat dicatat sekaligus dalam satu kartu kendali. Karena
bersifat biasa, penyimpanan surat tidak terlalu lama, dan cukup disimpan di
unit pengolah saja, tidak perlu lagi diserahkan kepada penata arsip.
Penghapusan arsipnya pun dilakukan di unit pengolah. Apabila jumlah surat lebih dari 1 atau 2 maka menggunakan lembar pengantar kolektif seperti dibawah ini.
PROSES PENANGANAN SURAT MASUK BIASA SISTEM KARTU KENDALI
PENERIMA
•
Menerima surat dari luar, meneliti ketepatan
alamatnya, dan membubuhi tanda terima pada lembar pengantar/buku ekspedisi
pengirim surat. Kemudian memisahkan antara surat pribadi dan surat dinas.
PENCATAT
•
Membuka surat tersebut dan membacanya, dan
membuat lembar pengantar hijau rangkap 2 (jika lebih dari satu menggunakan lembar
pengantar kolektif). Surat lalu diserahkan kepada pengarah.
PENGARAH
•
Menerima surat dan lembar pengantar hijau
rangkap 2, langsung menyerahkan kepada tata usaha pengolah yang bersangkutan
melalui tugas pengirim.
TATA USAHA PENGOLAH
•
Lembar pengantar dibubuhi tanda terima, tanggal,
jam-nya. Lembar pengantar hijau tembusan (2) diserahkan kepada pengirim untuk
diserahkan kepada pengendali. Kemudian diserahkan kepada pimpinan pengolah
tanpa lembar pengantar.
PIMPINAN PENGOLAH
•
Membaca isi surat dan menindaklanjuti surat
sesuai dengan perintah pimpinan pada disposisi rep, kemudian surat tersebut
diserahkan kembali kepada tata usaha pengolah untuk disimpan sementara
waktu/dimusnahkan.
Sekian dari saya..
Apabila ada kekurangan atau kesalahan-kesalahan dalam penulisan saya ini,saya mohon yang
setulus-tulusnya. Mohon kritik dan saran, saya tunggu di kolom komentar yaa😁😉
